Att anlita en professionell fotograf för att dokumentera ett event är ett bra sätt att förlänga livslängden av eventet genom att berätta om evenemanget, t ex i nyhetsbrev och sociala medier. En erfaren eventfotograf kan dessutom se till att fånga rätt slags bilder beroende på hur du vill att eventet ska uppfattas. Här kommer våra bästa tips om hur du väljer rätt fotograf.
Ett event är oftast en stor investering som innebär många arbetstimmar och inhyrda tjänster för att ge kunder, samarbetspartners och medarbetare en fantastisk upplevelse. Med bilder från en professionell fotograf för publicering efter eventet så förlänger du eventets livskraft. Förhoppningsvis lockar du på så vis även de som inte kunde medverka till nästa event. Bra eventbilder kan dessutom användas till annan slags kommunikation, t ex kring en vara eller tjänst – och glada medarbetare i en spännande miljö kan vara effektivt bildmaterial till ett företags employer branding.
När datumet för eventet är bestämt är det dags att boka fotograf. En bra utgångspunkt när man väljer fotograf är att kolla vad han eller hon har fotat tidigare. Är det företagsevent med föreläsningar och nätverkande? Eller är det festliga middagar och gungande dansgolv? Det är värt att göra lite research, läsa några recensioner från tidigare kunder och redan vid första kontakt vara så tydlig som möjligt med vad du förväntar dig av bilderna.
Innan eventet är det bra att ha en avstämning med fotografen där du framför syftet med eventet och vad du vill kommunicera med bilderna. Är eventet till för att deltagarna ska nätverka, utbildas, eller är det något som ska firas? Och vilken stil tror du skulle passa, är du ute efter röda mattan-bilder med veckotidningskänsla eller vill du fånga autentiska ögonblick nästan utan att fotografen märks?
Eventets karaktär påverkar hur bilderna fotas och vilka ögonblick som prioriteras. En skicklig fotograf vet hur man styr känslan i bilderna: att få en saklig föreläsning att se rolig ut och att fota utspridda grupper av människor så att det ser ut som ett välbesökt mingel. Är det några ögonblick som är särskilt viktiga att fota eller finns det inbjudna personer som fotografen inte får missa? Glöm inte att framföra det i din brief.
Om du inte vet exakt vad för slags bilder du behöver så lugn, bara lugn. En bra utgångspunkt är att fundera över vem som ska titta på eventbilderna och var de ska publiceras. Är det för intern användning, marknadsföring på sociala medier, eller för att locka nya deltagare och talare till nästa års event? Vet du något av detta så sköter fotografen resten.
Det är oftast klokt att ha uppföljning före eventet för att prata ihop sig om detaljerna. Fotografen bör även komma i god tid innan det är dags att börja fota för att hinna bekanta sig med platsen, förbereda utrustningen och planera sina bilder.
En bra fotograf anpassar sig till sitt uppdrag och kan antingen hålla en diskret framtoning och fånga ögonblicksbilder på håll eller lyfta stämningen genom att mingla runt i jakt efter de bästa situationerna. En van eventfotograf ser alltid till att klä sig enligt konceptet hel, ren och diskret. Om det är viktigt att fotografen klär sig enligt en viss klädkod, meddela det i förväg. Vid formella tillställningar är det inte säkert att fotografen kan jobba i den klädsel som gäller för gästerna, men det är bra att fotografen känner till klädkoden för att kunna smälta in så bra som möjligt.
Efter eventet sorteras de bästa bilderna ut och levereras såsom du och fotografen kommit överens. Beroende på vilket typ av event det är och hur bilderna ska användas, anpassas även bildredigeringen.
Event har ofta en begränsad livstid och det kan vara avgörande att du får bilderna rätt snart. Kanske du till och med behöver ha tillgång till några bilder medan det fortfarande pågår för att kunna publicera på sociala medier? Fråga fotografen vad som är möjligt.
Hur många bilder som ingår varierar och kan t ex styras av eventets längd och karaktär. En bra bildleverans ska täcka upp och ge en övergripande känsla av hela eventet plus särskilt visa eventets viktigaste programpunkter.
Om några bilder ska tryckas eller användas i annonsering kan man ofta beställa mer detaljerad redigering på just dessa. Då ser fotografen till att justera färger och ljus lite extra och t ex putsa bort eller dämpa objekt som stör intrycket.
Det kan vara smart att kolla så att fotografen ger fri användning för de bilder som levereras. När det kommer till att visa människor, platser och eventuella varumärken så ligger ansvaret hos den som publicerar bilderna, det vill säga du. Den generella regeln är att ett event bör ses som ett slutet sällskap och att den som anmäler sig till ett event antas förstå att man kan bli fotograferad och att dessa bilder kan publiceras på öppna sidor på nätet. Men du som anordnar eventet har bäst kännedom om just dina inbjudna deltagare och beroende på eventets karaktär kan det vara bra att informera om att eventet kommer att fotograferas redan vid inbjudan. En extra påminnelse om att anmälan även gäller som samtycke om att bli fotograferad kan också vara lämpligt. Ibland är det relevant att be de som inte önskar att synas på bilder att informera om det i förväg. Rådfråga gärna fotografen kring hur ni tillsammans säkerställer att bilderna faktiskt kan användas såsom du planerat.
Priset varierar beroende på hur länge fotografen ska vara på plats och vilka önskemål du har kring bildleveransen. Ibland är billigast bäst och ibland är det viktigare att fotografen kan lämna en viss garanti kring att bilderna blir bra. Ett event är en engångshändelse som inte går att konstruera i efterhand, och en erfaren eventfotograf ser därför till att vara beredd på det oförutsägbara och att alltid ha backup-utrustning om t ex det värsta skulle hända och en kamera går sönder.
Om du tycker att budgeten drar iväg så kanske det går att fota de viktigaste bilderna under kortare tid på plats? Här kan även fotografen rådgöra kring hur mycket som kan hinnas med att fota på den tid som finns.
Det mest varierade materialet får du förstås om du bokar både fotograf och filmare. Genom att kombinera dessa två får du en mer komplett dokumentation av ditt event där en sammanfattande eventfilm som visar höjdpunkterna från dagen blir ett effektivt sätt att kommunicera känslan och värdet av eventet.
Med en eventfilmare på plats kan man även välja att filma längre sekvenser, t ex en hel presentation. Detta brukar vara ett bra mervärde för de som ville delta men inte kunde komma, om det finns inbjudna talare som är intressanta att lyssna till även i efterhand.
Som produktionsbolag har vi team med fotografer och filmare som gärna jobbar tillsammans och kan hjälpas åt att göra det bästa och mesta av ditt event.
Att anlita en eventfotograf kan vara en god investering för att dokumentera minnen och marknadsföra ditt evenemang på bästa möjliga sätt. Ett produktionsbolag med både fotografer och filmare med lång erfarenhet kan dessutom fungera som ett värdefullt bollplank när du planerar ditt event. Med en tydlig brief så vet både fotograf och andra medarbetare vad du förväntar dig av eventet och vad du vill förmedla med bildmaterialet. Är du i startgroparna just nu för att planera ditt nästa event? Här hittar du ossi: pmagi foto & filmproduktion – vi ser fram emot att sätta igång!
Produktionsledare Anna Berg
Om du behöver professionell hjälp med fotografering eller filmning, står vi på pmagi redo att assistera. Besök våra sidor för fotografi och filmproduktion för mer information. Hör av dig till oss för att diskutera ditt nästa projekt!